Pour organiser légalement un vote en assemblée générale (AG) à distance, il est essentiel de choisir une solution de vote qui garantisse la sécurité, la transparence et la conformité juridique.
Pour organiser légalement un vote en assemblée générale (AG) à distance, il est essentiel de choisir une solution de vote qui garantisse la sécurité, la transparence et la conformité juridique.
Avant d’organiser une AG à distance, il est crucial de vérifier les statuts de l’association ou de l’entreprise. Depuis le 1er octobre 2021, seules les associations ayant prévu dans leurs statuts la possibilité d’organiser des AG à distance peuvent le faire. Cette disposition a été mise en place après la fin des mesures d’urgence sanitaire qui avaient temporairement assoupli les conditions de participation à distance. Il est donc essentiel de s’assurer que les statuts de l’organisation permettent explicitement ce type de réunion. Si ce n’est pas le cas, une modification des statuts peut être nécessaire, ce qui implique souvent une procédure formelle et une approbation par les membres.
La possibilité d’organiser une assemblée générale à distance est prévue depuis la loi ÉLAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), à condition que l’AG ou le conseil d’administration valide ce principe en amont. Cette loi a introduit des dispositions facilitant la tenue d’assemblées générales à distance pour les copropriétés, mais ces dispositions peuvent également s’appliquer à d’autres types d’organisations sous certaines conditions. Il est donc important de se référer à cette loi et de vérifier si elle s’applique à votre situation spécifique.
La convocation à l’AG doit préciser que certains membres participeront à distance. Elle doit également inclure les informations de connexion, telles que le lien et le nom de la plateforme utilisée (Zoom, Google Meet, etc.). Un lieu officiel de tenue doit être indiqué, même si l’AG se déroule principalement à distance. Ce lieu peut être le siège social de l’organisation ou tout autre endroit désigné dans les statuts. La convocation doit être envoyée dans les délais légaux, généralement au moins 15 jours avant la date de l’AG, et doit contenir toutes les informations nécessaires pour permettre aux membres de participer de manière informée.
Pour garantir la sécurité et la validité juridique du vote, il est recommandé d’utiliser des solutions de vote électronique sécurisées. Ces outils permettent de gérer les participants, d’éditer les listes d’émargement, de vérifier le quorum, et de prendre en compte les procurations. Des prestataires spécialisés proposent des services adaptés. Ces outils doivent répondre à des critères stricts de sécurité et de confidentialité pour garantir l’intégrité du vote. Il est également important de s’assurer que les membres sont formés à l’utilisation de ces outils pour éviter tout problème technique le jour de l’Assemblée Générale.
Comme pour une AG physique, il est obligatoire de mettre à jour la feuille de présence et de dresser un procès-verbal. Il est également recommandé de conserver des traces des échanges, telles que des captures d’écran de la visioconférence, pour disposer de preuves en cas de conflit. Le procès-verbal doit être rédigé de manière claire et précise, en mentionnant tous les points discutés et les décisions prises. Il doit être signé par le président de l’AG et, si possible, par un autre membre présent. Les traces écrites doivent être conservées pendant une durée déterminée, généralement plusieurs années, pour répondre à d’éventuelles contestations.
Organiser un vote en AG par voie électronique est une solution pratique et flexible, à condition de respecter le cadre légal et de mettre en place des outils adaptés. En suivant ces recommandations, les associations et entreprises peuvent garantir la légalité et la transparence de leurs assemblées générales, même à distance. Il est important de bien préparer l’AG en amont, de choisir des outils sécurisés et de former les participants pour éviter tout problème le jour de l’assemblée. En respectant ces conditions, les organisations peuvent bénéficier des avantages du vote à distance tout en garantissant la validité juridique de leurs décisions.
