La transition vers la facturation électronique est une réalité pour toutes les entreprises. Au-delà de l’envoi et de la réception, la question de l’archivage des factures électroniques devient primordiale pour la conformité.
La généralisation de la facturation électronique, en cours de déploiement en France, n’est pas qu’une simple transformation technologique. C’est une obligation légale qui impose aux entreprises de repenser en profondeur leurs processus de gestion documentaire. Comprendre le cadre réglementaire est la première étape pour assurer la conformité légale des documents.
Le fondement de l’archivage électronique des factures repose sur le Code du commerce et le Code général des impôts. Ces textes de loi définissent les exigences pour la conservation des documents comptables et fiscaux.
L’article L102B du Livre des Procédures Fiscales stipule clairement que les documents créés et conservés sous forme numérique doivent l’être de manière à garantir leur authenticité dans le temps. Cela signifie qu’une simple sauvegarde sur un disque dur ne suffit pas. Le processus doit être encadré et permettre d’assurer la valeur probante des factures. C’est une véritable approche numérique sécurisée qui est attendue de la part des entreprises.
Pour qu’une facture électronique ait la même force juridique qu’une facture papier, elle doit avoir une valeur probante. Cette notion est cruciale. Elle implique que la facture doit être émise et conservée de façon à garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité. Pour ce faire, les exigences réglementaires prévoient l’utilisation de méthodes techniques comme la signature électronique qualifiée, l’horodatage certifié, ou un Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié. Le recours à ces technologies permet d’attester que la facture n’a pas été altérée après son émission.
L’objectif est de sécuriser le processus pour éviter tout risque de litige.
L’administration fiscale ne se contente pas de la sécurité de l’information et de la conservation des factures. Elle exige également une Piste d’Audit Fiable (PAF). La PAF est un ensemble de procédures qui permet de reconstituer dans un ordre chronologique toutes les transactions de l’entreprise, depuis leur origine (le bon de commande, le contrat) jusqu’à leur enregistrement comptable.
La traçabilité des documents est essentielle pour prouver leur authenticité et leur intégrité.
La traçabilité des documents est ici la clé. L’entreprise doit pouvoir prouver le lien entre la facture et les opérations commerciales qui l’ont générée. C’est une obligation qui s’applique aussi bien aux factures papiers que dématérialisées. Sa mise en place est donc un élément central de la mise en conformité des processus.
La question des délais de conservation des factures électroniques est souvent source de confusion pour les entreprises. Il est essentiel de faire la distinction entre les différentes obligations, qui dépendent du type de document et de la législation concernée.
Conserver ses factures n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un moyen de se protéger en cas de litige.
La conservation des factures est régie par deux types de délais principaux : les délais commerciaux et les délais fiscaux. Ces deux obligations coexistent et nécessitent une conservation à long terme des documents.
Il est à noter que le plus long des deux délais doit être respecté pour éviter les risques de sanction. Une facture doit donc être conservée pendant 10 ans.
La distinction entre la durée fiscale et la durée comptable est essentielle. Si les documents comptables doivent être conservés 10 ans, les documents fiscaux peuvent être demandés par l’administration fiscale pendant une période de 6 ans. Cette période de 6 ans peut être prolongée en cas de contentieux ou si des contrôles sont en cours.
L’anticipation est le maître mot pour une bonne gestion de l’archivage.
Il faut donc mettre en place un processus d’archivage efficace pour ne pas perdre ces documents. L’audit de conformité régulier de votre système d’archivage électronique peut aider à s’assurer que vous respectez bien ces délais de conservation.
Pour garantir la conformité de l’archivage des factures électroniques, l’entreprise doit aller au-delà de la simple sauvegarde et archivage sur un support numérique. Un système dédié est nécessaire pour garantir l’intégrité et la consultation des factures archivées.
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est la colonne vertébrale d’une politique d’archivage numérique conforme. Il assure la conservation des documents dans des conditions qui garantissent leur valeur probante. Un SAE se distingue d’un simple système de stockage par ses fonctionnalités :
L’utilisation d’un SAE est une réponse directe aux exigences réglementaires.
Le coffre-fort numérique est une composante essentielle d’un SAE. C’est un espace de stockage sécurisé, personnel et à accès contrôlé aux documents, qui permet de garantir l’intégrité des factures électroniques. Il offre une protection contre les sinistres (incendie, inondation) et les attaques informatiques, ce qui est crucial pour la Récupération après sinistre (RAM).
Il peut également servir de lieu de conservation pour d’autres documents sensibles, renforçant la protection des données sensibles de l’entreprise.
Un système d’archivage électronique n’est pas une dépense, c’est un investissement pour la pérennité de votre entreprise.
Pour choisir une solution fiable, il est important de se référer aux normes et certifications existantes. La norme NF Z42-013 (qui a évolué en NF Z42-026) est la référence française en matière de SAE. Elle garantit que le système mis en place respecte les critères de pérennité, d’intégrité et de sécurité des documents archivés.
Les certifications ISO, comme l’ISO 27001 pour la sécurité de l’information, sont également des indicateurs de la qualité d’une solution. S’équiper d’une solution cloud d’archivage certifiée permet de bénéficier d’une infrastructure sécurisée et maintenue par des experts.
La dématérialisation des factures et leur archivage des factures électroniques ne peuvent se faire sans les bons outils. Les entreprises doivent se tourner vers des solutions adaptées, qui vont bien au-delà de la simple gestion électronique des documents.
Le bon outil vous permet de transformer une contrainte légale en un levier de productivité.
De nombreuses solutions logicielles sont disponibles sur le marché pour accompagner les entreprises dans leur transition. Elles se présentent souvent sous la forme de plateformes de gestion électronique des documents (GED) intégrées, qui permettent de gérer le cycle de vie complet de la facture, de sa réception à son archivage final.
Ces solutions de dématérialisation offrent des fonctionnalités variées, comme la capture des factures, la reconnaissance optique de caractères (OCR), le rapprochement avec les bons de commande et l’intégration avec le système comptable de l’entreprise.
Pour faire le bon choix, il est essentiel de s’attarder sur les fonctionnalités offertes par les solutions. Une bonne solution doit notamment permettre :
Le choix d’une solution est stratégique, car il a un impact direct sur l’efficacité des processus et la réduction des coûts administratifs.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici un bref aperçu des critères à prendre en compte lors du choix d’une solution.
| Fonctionnalité | Description | Avantages |
| Piste d’audit fiable | Traçabilité de chaque étape du document | Sécurité et conformité en cas de contrôle |
| Coffre-fort numérique | Stockage sécurisé et intègre | Protection des données, RAM, valeur probante |
| Intégration | Connexion à l’ERP, logiciel comptable | Efficacité des processus, automatisation |
Ce tableau ne se substitue pas à une analyse approfondie de vos besoins, mais il vous donne un point de départ pour votre réflexion. Une solution comme Inqipit peut par exemple offrir une solution sur mesure qui combine ces fonctionnalités.
Le non-respect des obligations légales d’archivage expose les entreprises à des risques sérieux. Ces sanctions peuvent être financières et juridiques, et il est crucial de s’en prémunir grâce à une gestion documentaire rigoureuse.
La non-conformité est un risque que votre entreprise ne peut pas se permettre.
En cas de contrôle fiscal, le non-respect des exigences réglementaires peut entraîner des sanctions lourdes. L’administration peut rejeter la déduction de TVA sur les factures non conformes, ou plus grave encore, considérer que les comptes ne sont pas réguliers, ce qui peut conduire à une réévaluation de l’assiette fiscale et à des amendes importantes.
Les risques de litige avec des clients ou des fournisseurs sont également accrus si vous ne pouvez pas prouver l’existence et le contenu d’une transaction.
La préparation aux contrôles fiscaux est un enjeu majeur. Grâce à un système d’archivage électronique conforme et à une piste d’audit fiable, l’entreprise est en mesure de fournir rapidement et sans ambiguïté tous les documents demandés par l’administration. Un système bien organisé permet de gagner du temps et de démontrer le sérieux de l’entreprise.
Le format électronique des documents et leur traçabilité simplifient grandement la consultation des factures archivées lors d’un audit, ce qui est un gage d’efficacité pour les services comptables.
L’archivage des factures électroniques marque une rupture significative avec les méthodes traditionnelles de gestion documentaire. Si l’objectif final est le même, les moyens et les contraintes diffèrent considérablement.
L’archivage des factures électroniques est plus qu’un simple équivalent du stockage papier. Il représente une véritable transformation.
Les obligations légales d’archivage ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Si la généralisation de la facture électronique concerne tous les acteurs assujettis à la TVA, le calendrier de déploiement et les spécificités de chaque secteur sont à prendre en compte.
La dématérialisation des factures pour les entreprises du secteur privé est progressive. Depuis le 1er juillet 2024, les grandes entreprises sont tenues de recevoir les factures électroniques. Cette obligation sera étendue aux ETI début 2025, puis aux PME et micro-entreprises en 2026.
L’enjeu est donc l’anticipation des échéances. L’interopérabilité des systèmes est ici cruciale, car elle permet aux entreprises de s’équiper d’une solution qui pourra communiquer avec les plateformes de leurs clients et fournisseurs. C’est un aspect que les solutions de GED comme celles d’Inqipit intègrent par nature pour garantir une mise en conformité des processus sans accroc.
Les entreprises qui travaillent avec des entités publiques ont déjà l’obligation d’utiliser le portail Chorus Pro. Cette obligation est en place depuis plusieurs années. Le format électronique des documents doit donc être compatible avec cette plateforme. Le passage au format Factur-X est d’ailleurs une des solutions qui simplifie cette communication. L’archivage des factures électroniques dans ce cadre est tout aussi important, car ces documents doivent être conservés pour la durée légale.
L’archivage des factures électroniques n’est plus une option, mais une obligation légale d’archivage en France. La dématérialisation des factures est un changement majeur qui impose des solutions adaptées pour garantir la conformité légale des documents. Il est impératif de se doter d’un système d’archivage électronique conforme aux exigences réglementaires, avec une piste d’audit fiable et un coffre-fort numérique. La distinction entre les délais de conservation fiscaux et commerciaux est cruciale. En s’équipant d’outils performants comme ceux que propose Inqipit, les entreprises peuvent transformer cette contrainte en une véritable opportunité d’optimisation et de réduction des coûts.
