La gestion des engagements est un enjeu majeur pour toute organisation, qu’elle soit privée ou publique. Elle représente l’une des premières lignes de défense contre les dépassements de budget et les risques financiers. En centralisant et en contrôlant les dépenses dès leur origine, elle offre une vision claire et en temps réel de la santé financière d’une entité.
La gestion des engagements est un processus qui consiste à réserver des fonds budgétaires pour des dépenses futures, avant même que la commande ne soit passée ou la facture reçue. C’est une démarche d’anticipation, qui permet d’assurer que les dépenses prévues sont en adéquation avec les budgets alloués.
Cette démarche est fondamentale car elle assure que le budget prévisionnel est bien respecté tout au long de l’année.
Elle s’applique aussi bien dans le secteur privé, notamment pour les PME et les grandes entreprises, que dans le secteur public comme les collectivités territoriales, les hôpitaux ou les organismes d’État. Toutes les entités gérant des fonds publics ou privés, et souhaitant un suivi des dépenses rigoureux, sont concernées.
Cette gestion est essentielle pour une multitude de professionnels, qui sont les principaux acteurs de la maîtrise des dépenses dans une organisation.
L’application de la gestion des engagements est concrète et s’intègre au quotidien des professionnels. Elle s’applique à tous types de dépenses, des achats de fournitures aux investissements lourds, en passant par les services récurrents.
L’engagement est la préparation de commande, qui est une dépense prévisionnelle. Cette opération permet d’anticiper la dépense, ce qui est le premier pas vers une bonne gestion des dépenses.
Voici quelques exemples concrets :
L’objectif principal de la gestion des engagements est de transformer l’acte d’achat d’un processus réactif à un processus proactif, en assurant une parfaite maîtrise des dépenses dès leur origine. En d’autres termes, elle vise à passer d’un contrôle a posteriori, qui est souvent trop tardif, à un contrôle budgétaire préventif et continu.
La gestion des engagements se définit comme la réservation des fonds afin d’assurer que les dépenses réalisées ne dépassent pas le budget préalablement défini.
Cette démarche est un puissant levier d’optimisation des coûts et de sécurisation des finances. Pour que cette gestion soit optimale, elle doit être intégrée dans un système d’information performant, qui favorise l’automatisation des processus et la collaboration entre départements.
Les objectifs de la gestion des engagements sont multiples et apportent une valeur ajoutée à l’ensemble de l’organisation.
| Objectif | Description détaillée |
| Sécurisation financière et conformité | En réservant les fonds, vous vous assurez de disposer du budget nécessaire avant de contractualiser une dépense. Cela évite les mauvaises surprises. Dans le secteur public, cette démarche garantit également la conformité réglementaire de chaque dépense. |
| Centralisation des engagements | Toutes les demandes sont regroupées dans une base de données unique, ce qui élimine les silos d’information et facilite la traçabilité. |
| Amélioration de l’efficacité opérationnelle | La fluidité des circuits de validation de la gestion des engagements réduit les délais de traitement et libère du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée. |
| Rationalisation et performance | Le suivi rigoureux des dépenses facilite la rationalisation des fournisseurs et l’identification des opportunités d’économies. Il est plus facile de se conformer à une politique d’approvisionnement durable. |
En s’appuyant sur les autorisations et règles créées dans le module budgétaire, votre Logiciel Achats doit permettre la saisie centralisée ou décentralisée des engagements.
Une mauvaise gestion des engagements peut avoir des conséquences désastreuses, qu’il s’agisse de risques financiers ou d’une perte d’efficacité.
| Risques d’une mauvaise gestion | Conséquences concrètes |
| Dépassements budgétaires | Achats impulsifs et non-contrôlés, épuisement prématuré des budgets, projets inachevés faute de fonds. |
| Risques financiers | Défaut de paiement, pénalités de retard, dégradation de la relation avec les fournisseurs, manque de crédibilité. |
| Manque de traçabilité | Difficulté à justifier les dépenses, risque de fraude, impossibilité de réaliser une piste d’audit fiable. |
| Perte d’efficacité opérationnelle | Multiples allers-retours de documents papier, circuits de validation longs et complexes, erreurs de saisie. |
Une gestion des engagements sous format papier peut engendrer un manque de visibilité globale sur le processus budgétaire en temps réel.
En évaluant correctement les risques financiers et les enjeux d’une mauvaise gestion des dépenses, les entreprises et collectivités peuvent comprendre l’importance d’investir dans une solution adaptée.
La gestion des engagements s’inscrit dans un processus plus large, souvent intégré à la chaîne de traitement des achats, également connue sous le nom de gestion des processus Procure to Pay. Ce processus garantit la fluidité et la sécurité de l’ensemble du cycle, de la demande d’achat au paiement de la facture.
Votre Logiciel Achats doit être en mesure d’enregistrer et de valider les différents documents d’achat en fonction des différents processus mis en place.
Le processus se déroule en plusieurs étapes, qui peuvent être adaptées en fonction de la taille et de la complexité de l’organisation. L’automatisation des workflows d’achat joue ici un rôle essentiel pour garantir la traçabilité des engagements.
Un processus de gestion des engagements structuré se décline en plusieurs phases distinctes, dont la plupart sont automatisables grâce à un logiciel adapté.
Dans le secteur public, et pour certains investissements dans le secteur privé, la gestion des engagements s’étend sur plusieurs années. On parle alors d’engagements pluriannuels. Cette approche permet de suivre des projets de longue haleine (rénovation de bâtiments, infrastructures) en allouant des crédits sur plusieurs exercices budgétaires.
La gestion des engagements pluriannuels permet aux entités de budgétiser leurs projets sur le long terme, tout en assurant une flexibilité nécessaire pour réajuster les montants si besoin.
Ce processus garantit la continuité des projets et une meilleure maîtrise des dépenses sur le long terme. Le suivi des lignes budgétaires est alors crucial pour éviter les déséquilibres financiers.
L’adoption d’un logiciel de gestion des achats est la solution pour automatiser et sécuriser l’ensemble du processus. Finis les documents papier, les fichiers Excel et les circuits de validation par e-mail qui compliquent la gestion centralisée et décentralisée des dépenses. Un logiciel comme celui d’Inqipit centralise l’information et offre une visibilité totale sur les engagements en cours.
Le logiciel permet de centraliser la saisie des engagements grâce à un circuit de validation par service, n’affichant que les lignes budgétaires autorisées.
Un tel outil intègre l’ensemble du processus P2P et permet de passer de la demande d’achat à la validation des factures en un seul environnement.
Un outil performant doit offrir des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins des professionnels de la finance.
| Fonctionnalité | Description |
| Workflow de validation paramétrable | Définissez vos propres circuits de validation selon les montants, les services ou les projets. Les signataires reçoivent des notifications en temps réel pour agir rapidement. |
| Tableaux de bord et reporting | Utilisez les capacités d’alerte et de reporting pour un suivi en temps réel des dépenses et une analyse des écarts budgétaires précise. |
| Traçabilité des engagements | Accédez à l’historique complet de chaque engagement. Vous savez qui a validé et quand, et vous avez accès aux dossiers d’engagements incluant la préparation de commande et la facturation électronique. |
| Intégration avec l’ERP/la comptabilité | Le logiciel s’intègre à votre système existant pour automatiser la comptabilité d’engagement et gérer les dépenses engagées et confirmées sans saisie manuelle. |
Le logiciel Procure to Pay est une solution complète pour la gestion du processus Achats et la Comptabilité Fournisseurs.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l’efficacité et à de réelles économies.
L’automatisation des processus transforme la manière de gérer les finances. Elle permet de :
Ces bénéfices se traduisent par un retour sur investissement (ROI) rapide, comme en témoignent certaines entreprises qui réalisent des économies significatives dès la première année de mise en place d’une solution automatisée.
La gestion des engagements est un processus stratégique qui va bien au-delà de la simple réservation de fonds. C’est un véritable levier d’efficacité opérationnelle et de contrôle budgétaire pour les entreprises et les collectivités. En centralisant et en automatisant cette gestion, les organisations se dotent d’une vision globale des dépenses et de la traçabilité des engagements.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats permet de transformer un processus complexe et manuel en un système fluide et sécurisé, ce qui optimise les coûts, réduit les risques financiers et renforce la conformité réglementaire. Adopter une solution de gestion des engagements, c’est choisir de prendre le contrôle de ses finances et de se préparer à l’avenir.
