Le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, notamment pour le Comité Social et Économique (CSE), implique la rédaction d’un cahier des charges précis et conforme aux exigences légales françaises. A noter que dans le cas des élections CSE, c’est le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) et son annexe technique qui fait office de cahier des charges. Hors CSE c’est l’expertise de l’audit qui en fait office. Ce guide détaille les éléments incontournables à intégrer, les obligations réglementaires, ainsi que les bonnes pratiques pour garantir sécurité, confidentialité et conformité RGPD.
Le cahier des charges est un document technique qui formalise les besoins, attentes et contraintes de l’organisation concernant la solution de vote électronique. Il sert à cadrer la prestation attendue, à garantir la conformité légale et à assurer la transparence vis-à-vis des parties prenantes (employeur, salariés, représentants syndicaux).
La rédaction du cahier des charges incombe exclusivement à l’employeur, souvent en lien avec la DSI ou le service juridique. Le prestataire technique ne peut en être l’auteur, afin d’éviter tout conflit d’intérêts et de garantir l’indépendance du processus.
Le cahier des charges doit débuter par une présentation précise du contexte dans lequel s’inscrit le recours au vote électronique : nature des élections (CSE, commissions paritaires, etc.), nombre d’électeurs, périmètre concerné, objectifs recherchés (sécurité, accessibilité, réduction des coûts, etc.).
Il est impératif de fournir une description claire et exhaustive du système attendu. Cela inclut :
Le cahier des charges doit détailler les exigences minimales de sécurité pour le vote électronique imposées par la réglementation :
Le cahier des charges doit expliciter :
Le recours au vote électronique est strictement encadré par le Code du travail et les décrets d’application, qui imposent notamment :
De nombreux exemples concrets de cahiers des charges pour la mise en place du vote électronique sont disponibles en ligne, souvent annexés à des accords d’entreprise, des protocoles d’accord préélectoraux ou publiés par des organisations syndicales et des collectivités. Ces modèles illustrent la structuration détaillée attendue, les exigences réglementaires et les bonnes pratiques à respecter.
Le document débute généralement par un rappel des objectifs du recours au vote électronique : simplification de l’organisation, sécurisation du scrutin, accessibilité pour tous les électeurs (y compris à distance), conformité environnementale, etc. Il précise le cadre légal applicable, notamment les articles R2314-5 et suivants du Code du travail, le RGPD et les recommandations de la CNIL.
Cette section liste les principes incontournables :
Le cahier des charges détaille les fonctionnalités attendues :
Exemples d’éléments à intégrer :
Le prestataire doit garantir :
Le cahier des charges précise :
La rédaction d’un cahier des charges pour une solution de vote électronique est une étape déterminante pour la réussite des élections professionnelles. Elle impose de respecter un cadre légal strict, de garantir la sécurité et la confidentialité des opérations, et d’assurer la transparence vis-à-vis des électeurs. En s’appuyant sur les modèles existants et en intégrant les exigences réglementaires et les bonnes pratiques, les responsables RH, juristes et chefs de projet peuvent piloter sereinement la mise en place d’un dispositif fiable, conforme et accepté par tous les acteurs de l’entreprise.
