Comparatif des meilleures solutions GED pour les RH

La Gestion Électronique de Documents (GED) est devenue un outil indispensable pour les services RH, permettant de centraliser, organiser et gérer efficacement les documents numériques. Voici un comparatif détaillé des meilleures solutions GED adaptées aux besoins spécifiques des ressources humaines.

Les critères pour choisir la meilleure solution GED pour les RH

Infographie représentant l’ensemble des critères pour choisir la meilleure solution de GED RH pour les ressources humaines

Facilité d’utilisation

• Interface intuitive : Une interface utilisateur bien conçue permet aux employés de naviguer facilement dans le système sans formation extensive.
• Recherche et filtrage avancés : Des fonctionnalités de recherche puissantes permettent de trouver rapidement les documents nécessaires, améliorant ainsi l’efficacité.
• Personnalisation : La possibilité de personnaliser les tableaux de bord et les vues en fonction des rôles et des préférences des utilisateurs.

Adaptabilité aux besoins spécifiques des RH

• Gestion des dossiers des employés : Centralisation de tous les documents relatifs aux employés (contrats, évaluations, formations, etc.).
• Processus de recrutement : Automatisation des workflows de recrutement, depuis la réception des candidatures jusqu’à l’intégration des nouveaux employés.
• Conformité réglementaire : Assistance pour se conformer aux réglementations locales et internationales en matière de gestion des données RH.

Sécurité et confidentialité

• Chiffrement des données : Protection des données sensibles par chiffrement, tant en transit qu’au repos.
• Gestion des accès : Paramétrage des droits d’accès en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs.

Audit et traçabilité : Suivi des accès et des modifications apportées aux documents pour garantir la transparence et la responsabilité.

Intégration avec les systèmes existants

• Compatibilité avec les logiciels RH : Intégration fluide avec les systèmes de paie, de gestion des talents, et autres outils RH.
• API et connecteurs : Présence d’API et de connecteurs pour faciliter l’intégration avec d’autres applications de l’entreprise.
• Synchronisation des données : Synchronisation automatique des données entre la GED et les autres systèmes pour éviter les doublons et les erreurs.

Automatisation des processus

• Workflows personnalisables : Création de workflows automatisés pour les processus courants (approbations, signatures, notifications).
• Génération automatique de documents : Automatisation de la génération de documents standard (contrats, lettres d’embauche, etc.).
• Rappels et notifications : Envoi automatique de rappels pour les tâches à accomplir ou les échéances à venir.

Conformité légale

• Respect des délais de conservation : Gestion automatique des délais de conservation des documents conformément aux exigences légales.
• Archivage sécurisé : Archivage des documents dans des formats conformes aux normes légales et réglementaires.
• Mises à jour régulières : Mises à jour régulières de la solution pour s’adapter aux évolutions législatives.

Coût total de possession

• Coût initial : Évaluation du coût d’acquisition de la solution (licences, abonnements).
• Coûts récurrents : Prise en compte des coûts de maintenance, de support, et des mises à jour.
• Retour sur investissement (ROI) : Analyse du ROI potentiel en termes de gains de productivité et de réduction des coûts opérationnels.

1/ Alma consultant

Alma Consultant propose des solutions de dématérialisation et de traitement automatisé des documents et processus RH. Avec plus de 25 ans d’expérience, Alma Consultant accompagne les entreprises dans leur transformation digitale et l’optimisation de leurs processus métier.

Fonctionnalités RH 

• Gestion des contrats de travail : Création, stockage, signature, modification et suivi des contrats tout au long du cycle de vie de l’employé.
• Gestion des candidatures : Suivi du statut des candidatures, communication avec les candidats, et archivage des dossiers des candidats non retenus.
• Numérisation des dossiers du personnel : Cela permet de faciliter l’accès aux informations, de gagner de l’espace de stockage et d’améliorer la sécurité des données.
• Reporting et analyse : Génération de rapports sur divers aspects des ressources humaines, tels que les taux de rotation du personnel, les résultats des évaluations de performance, ou les données sur les congés.
• Automatisation des processus : Automatisation des tâches manuelles et des processus métier, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.
• Sécurité et conformité : Archivage électronique pour les RH  sécurise les dossiers du personnel tout en garantissant la conformité avec les normes RGPD et autres réglementations.

Avantages 

• Interface utilisateur optimisée : Simplifie l’expérience utilisateur avec des accès et des fonctionnalités intuitives.
• Évolutivité : La solution est évolutive et s’adapte aux besoins spécifiques des entreprises, avec des mises à jour régulières basées sur les retours des clients.
• Support et accompagnement : Alma Consultant propose des prestations de gestion déléguée externalisées et un accompagnement personnalisé pour la mise en place de la GED.

2/ DocuWare

DocuWare est une solution de gestion électronique de documents qui offre des outils intelligents pour la gestion des workflows et l’automatisation des processus. Les documents sont accessibles de partout, sur mobile, ordinateur ou tablette, ce qui en fait une solution idéale pour les équipes en télétravail.

Fonctionnalités RH

• Centralisation et archivage : La solution GED centralise les documents RH (e-mails, candidatures, CV, diplômes, notes de frais, arrêts maladie, etc.) dans une armoire numérique consultable.
• Automatisation des workflows : Automatisation des tâches manuelles et des processus métier, permettant de gagner en agilité et en productivité.
• Sécurité et conformité : Solution certifiée NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD, garantissant la sécurité des données.

Avantages

• Flexibilité : Disponible en versions cloud et sur site, avec des fonctionnalités identiques, permettant de passer à la version cloud quand bon vous semble.

Accessibilité : Accès distant aux documents, idéal pour les équipes en télétravail.