La réforme de la facturation électronique est l’un des changements les plus significatifs pour les entreprises françaises. Elle transforme la gestion des factures et les obligations fiscales, en particulier pour les fournisseurs. Ce guide vous prépare à la transition, en vous fournissant les clés pour comprendre cette évolution, ses enjeux et ses bénéfices.
Une facture électronique n’est pas simplement un PDF envoyé par email. C’est une facture émise, transmise et reçue sous une forme structurée et dématérialisée, qui permet un traitement automatisé et sécurisé. Côté fournisseur, cela implique l’émission de la facture dans un format spécifique, sa transmission via une plateforme agréée et son archivage selon des normes précises.
La dématérialisation des factures est un enjeu de transformation majeur pour les entreprises qui souhaitent moderniser leur gestion et gagner en efficacité.
La réforme de la facture électronique fournisseurs repose sur deux piliers : l’e-invoicing et l’e-reporting. L’e-invoicing concerne la transmission des factures entre entreprises assujetties à la TVA en France pour les transactions BtoB.
Ces factures doivent être au format électronique structuré. L’e-reporting, quant à lui, est l’obligation de transmettre à l’administration fiscale des données de transaction et de paiement qui ne sont pas couvertes par l’e-invoicing. Cela concerne les transactions BtoC et les transactions intracommunautaires. L’objectif est la simplification des obligations déclaratives et d’alimenter un système de pré-remplissage des déclarations de TVA. L’e-reporting est donc la transmission des e-reporting des transactions.
L’administration fiscale française a défini des normes précises pour le format des données structurées dans les factures. Il ne s’agit pas d’un simple fichier image, mais bien d’un fichier de données lisible par une machine. Les formats obligatoires sont la norme Factur-X et les formats internationaux comme l’UBL (Universal Business Language) et le CII (Cross Industry Invoice).
Ces formats UBL et CII garantissent l’interopérabilité entre les plateformes de dématérialisation. Ils permettent aux logiciels de comptabilité de lire et de traiter les informations (montant, TVA, numéro de SIREN, etc.) sans intervention manuelle. Le choix du format a un impact sur la comptabilité et sur la gestion des flux de factures pour les entreprises, d’où l’importance de s’équiper de solutions de comptabilité compatible.
La réforme prévoit un schéma en « Y » pour la transmission sécurisée des factures. Un fournisseur, après avoir créé sa facture électronique, ne l’envoie pas directement à son client. Il la transmet via sa propre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par le Portail Public de Facturation (PPF).
La plateforme du fournisseur transmet ensuite la facture à celle du client, ou directement au PPF si le client n’a pas de PDP. Cette architecture garantit une transmission de données à l’administration fiscale et une conformité réglementaire en temps réel. Cette dématérialisation des échanges commerciaux réduit les risques d’erreurs et de fraudes.
La transition vers la facturation dématérialisée est une opportunité de moderniser l’ensemble de vos processus financiers et de gagner un temps précieux.
Le cadre légal de la réforme de facturation 2024-2026 est inscrit dans la loi de finances rectificative pour 2022. Initialement prévue pour juillet 2024, la date d’entrée en vigueur a été reportée pour laisser plus de temps aux entreprises de se préparer.
Le calendrier, repoussé à 2026, marque une obligation de facturation électronique progressive pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.
Le déploiement de l’obligation se fera en deux phases principales. À partir de 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission se fera de manière échelonnée.
Voici un tableau récapitulatif du calendrier de mise en œuvre de la réforme.
| Catégorie d’entreprise | Obligation de réception | Obligation d’émission |
| Toutes les entreprises | 2026 | |
| Grandes entreprises | 2026 | 2026 |
| PME et TPE | 2026 | 2027 |
Ce calendrier montre clairement l’importance d’une préparation adéquate, notamment pour les plus petites structures qui doivent encore s’organiser pour l’émission de leurs factures.
Les factures électroniques doivent contenir des mentions obligatoires sur facture qui sont cruciales pour la conformité réglementaire et l’audit et contrôle de facturation. En plus des informations habituelles (nom du fournisseur, du client, date, montant, etc.), de nouvelles mentions deviennent essentielles.
Parmi elles : le numéro de SIREN du client, l’identifiant de la plateforme agréée (PA) anciennement plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) du client ou du PPF et la mention « facture électronique ». Ces informations permettent une transmission fluide et un contrôle automatisé par l’administration. Ne pas les inclure pourrait entraîner des rejets de factures et des sanctions.
La réforme de la facture électronique a deux objectifs principaux pour l’État. D’abord, elle vise une meilleure lutte contre la fraude à la TVA, estimée à plusieurs milliards d’euros chaque année en France.
En automatisant la transmission des données, l’administration fiscale dispose d’informations en temps réel sur les transactions, ce qui facilite les contrôles. Ensuite, elle cherche la simplification des obligations déclaratives des entreprises. Le système de pré-remplissage des déclarations de TVA deviendra une réalité, ce qui représentera un gain de temps dans le traitement des déclarations pour les entreprises.
La lutte contre la fraude à la TVA est au cœur de cette réforme, transformant la facture en un véritable outil de traçabilité fiscale.
Pour le fournisseur, la réforme de facturation 2024-2026 implique une transformation profonde de ses processus d’émission et de gestion des factures. Le cœur de cette obligation est de ne plus émettre de factures papier, mais de passer par un canal électronique agréé.
À partir de 2026, l’émission des factures ne pourra plus se faire par des canaux traditionnels. Chaque transaction BtoB devra être obligatoirement transmise via une plateforme agréée (PA) ou le Portail Public de Facturation.
Cette transmission de données à l’administration se fait de manière automatique par la plateforme. Parallèlement, l’e-reporting s’appliquera pour la transmission des données de transactions non BtoB, comme les ventes aux particuliers ou à l’international. Cette double obligation, e-invoicing et e-reporting, est au centre de la réforme.
Le choix entre le PA et le Portail Public de Facturation est une décision stratégique pour un fournisseur. Le PPF est une solution gratuite, mais ses fonctionnalités sont basiques. Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), comme celles proposées par les solutions de GED (Gestion Électronique des Documents), offre des services à valeur ajoutée.
Celles-ci incluent l’intégration avec votre logiciel de comptabilité, l’automatisation des processus de validation, l’archivage numérique à valeur probante ou encore la gestion des litiges. Le choix d’une PDP permet d’aller au-delà de la simple conformité et d’obtenir de réels gains de productivité.
La réforme a un impact sur la comptabilité qui va bien au-delà de la simple saisie des factures. Les données de facturation étant structurées, la saisie manuelle n’est plus nécessaire.
Le rôle des équipes évolue vers le contrôle et l’analyse. C’est un changement de paradigme pour la gestion des flux de factures. Les systèmes doivent être en mesure de s’interfacer avec la plateforme de facturation électronique, de recevoir les factures de l’émetteur et d’envoyer les vôtres.
La formation des équipes comptabilité est indispensable pour accompagner cette transition et garantir la fiabilité des informations.
L’interopérabilité entre plateformes est la clé d’une transition réussie, assurant que vos factures arrivent à bon port, quelle que soit la solution de votre client.
Au-delà de l’obligation légale, la facture électronique fournisseurs offre de nombreux avantages stratégiques qui vont bien au-delà de la simple conformité. Les entreprises qui l’adoptent en amont peuvent en tirer un réel avantage concurrentiel.
Le passage à la facturation dématérialisée permet une réduction des coûts de traitement des factures. Fini les frais d’impression, d’envoi postal et de stockage physique. Mais le gain le plus important réside dans l’automatisation.
Un système de facturation automatisé élimine la saisie manuelle et ses erreurs associées. Il assure une transmission immédiate de la facture, réduisant les délais entre son émission et sa réception par le client. Ces gains de productivité libèrent les équipes comptables pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière ou le conseil.
Avec une gestion des flux de factures entièrement automatisée, les factures sont transmises et traitées plus rapidement. Cela favorise l’optimisation des délais de paiement et réduit les retards.
Les entreprises qui s’équipent d’une solution de dématérialisation des factures peuvent suivre l’état de chaque facture en temps réel. Elles savent si elle a été reçue, si elle est en cours de traitement ou si elle a été payée. Cette visibilité améliore la gestion de la trésorerie et la relation avec les clients. Un bon système permet également de réduire les retards de paiement.
L’une des principales préoccupations est la conformité réglementaire. En utilisant une plateforme certifiée, les fournisseurs s’assurent que leurs factures respectent les normes et les mentions obligatoires.
De plus, la réforme impose un archivage numérique de chaque facture pour une durée de 10 ans. Les plateformes spécialisées, comme celles proposées par Inqipit, proposent des solutions d’archivage à valeur probante. Cela garantit la sécurité et l’intégrité des documents, et simplifie les audits. C’est un point clé pour la fraude à la TVA et conformité.
La facture électronique fournisseurs n’est pas une contrainte, mais une opportunité d’améliorer la gestion de votre trésorerie et la relation avec vos clients.
La mise en place de la facture électronique demande une préparation méthodique. Adopter une approche structurée permet de minimiser les risques et de maximiser les bénéfices.
Le succès de la transition repose sur le choix des bons outils. Un système de facturation automatisé est essentiel. Il doit être capable de générer des factures conformes et de les envoyer automatiquement via la plateforme choisie. Il est également crucial de vérifier que les solutions de comptabilité compatible peuvent s’interfacer avec votre future PDP pour une transmission sécurisée et fluide des données de facturation. La plupart des logiciels récents intègrent déjà ces fonctionnalités.
La dématérialisation des factures est un projet global qui touche l’ensemble de votre organisation, de la comptabilité à la relation client.
La réforme est avant tout un projet de transformation humaine. La formation des équipes comptabilité est un point clé. Elle doit permettre de comprendre les nouvelles obligations, le fonctionnement des plateformes et la nouvelle gestion des flux de factures. La phase d’audit et contrôle de facturation deviendra plus simple grâce aux données structurées. Cependant, les équipes doivent être formées pour détecter les anomalies et gérer les exceptions.
Pour Inqipit, l’accompagnement des entreprises dans cette transition est au cœur de son expertise. Les solutions logicielles jouent un rôle central pour simplifier la dématérialisation des échanges commerciaux.
Les solutions spécialisées dans le Procure to Pay, comme celles que propose Inqipit, sont une réponse complète aux défis de la facture électronique. Elles permettent de gérer l’ensemble du processus, de l’émission à l’archivage numérique sécurisé. Elles automatisent la gestion des flux de factures, les validations internes et la transmission de données à l’administration. Cela garantit la conformité réglementaire et offre un véritable gain de temps dans le traitement des factures.
Une bonne solution doit garantir l’interopérabilité entre plateformes. Cela signifie que, peu importe la PA utilisée par votre client, votre facture sera transmise et reçue sans accroc. Le système de facturation automatisé prend en charge la conversion de vos données au bon format (Factur-X, UBL, CII) et la transmission sécurisée via le réseau. Cela vous libère des contraintes techniques et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Ne pas anticiper les défis de la réforme de facturation 2024-2026 pourrait exposer votre entreprise à des risques financiers et de fraude à la TVA et conformité.
Choisir une solution, c’est aussi choisir un partenaire. Inqipit propose un accompagnement au changement, essentiel pour une transition en douceur.
Cet accompagnement inclut le diagnostic, la mise en place de la solution, l’audit et contrôle de facturation initial, et la formation des équipes comptabilité. L’objectif est de s’assurer que vous tirez le maximum de la réforme, au-delà de la simple conformité.
Bien que la réforme soit bénéfique, elle présente des pièges. Anticiper ces points de vigilance est crucial pour éviter les erreurs.
L’erreur la plus courante est de reporter la préparation. Bien que la date d’entrée en vigueur ait été décalée, les petites et moyennes entreprises doivent commencer dès maintenant à s’informer et à tester des solutions.
Par ailleurs, les entreprises gérant des transactions intracommunautaires doivent veiller à ce que leur système soit capable de générer et de transmettre les données de l’e-reporting en plus de l’e-invoicing. La dématérialisation des factures doit couvrir l’ensemble de vos flux. Le bon déroulement des e-reporting des transactions est un élément clé de la conformité.
Le bon fonctionnement de la chaîne de facturation repose sur la qualité des données de facturation.
Une erreur dans le numéro de SIREN du client ou une mention manquante pourrait entraîner le rejet de la facture par la plateforme. Cela peut causer des retards de paiement et une non-conformité. Un système de facturation automatisé de qualité intègre des contrôles automatiques pour s’assurer que toutes les mentions obligatoires sur facture sont présentes.
Voici une liste des principaux points de vigilance à avoir :
La facture électronique fournisseurs est bien plus qu’une obligation légale. C’est un levier de modernisation et de performance pour toutes les entreprises. La réforme de facturation 2024-2026, avec son calendrier reporté, offre une opportunité précieuse d’anticiper la transition.
En choisissant une plateforme agréée (PA) adaptée, vous pourrez non seulement respecter la conformité réglementaire et l’obligation de facturation électronique, mais aussi générer de réels bénéfices. De la réduction des coûts de traitement à l’optimisation des délais de paiement, en passant par la lutte contre la fraude à la TVA, les avantages sont multiples. Se préparer dès maintenant en s’informant et en choisissant le bon partenaire pour votre transformation, comme Inqipit, est la meilleure stratégie pour réussir cette transition.
