La gestion des achats est au cœur de la performance d’une entreprise. Cet article explore les problématiques courantes de la fonction achats et propose des solutions concrètes pour optimiser vos processus, réduire les coûts et renforcer votre stratégie.
La fonction achats est souvent perçue comme un simple service de passation de commandes, alors qu’elle est en réalité un pilier stratégique de l’entreprise. Les difficultés et les défis auxquels elle fait face sont nombreux et impactent directement la rentabilité et la compétitivité.
Le véritable défi n’est pas de trouver un fournisseur, mais de trouver le bon fournisseur au bon moment, avec le bon rapport qualité-prix.
| Défis majeurs | Conséquences principales | Bonnes pratiques pour y faire face |
| 1 – Gestion des stocks et risques d’approvisionnement | Ruptures de production, surstockages coûteux, dépendance aux fournisseurs | Anticiper les besoins, diversifier les sources d’approvisionnement, améliorer la visibilité des stocks |
| 2 – Manque de visibilité et surcoûts cachés | Multiplication des fournisseurs, achats non coordonnés, dépenses incontrôlées | Centraliser les données, harmoniser les processus, lutter contre le maverick buying |
| 3 – Sélection des fournisseurs | Partenariats peu performants, baisse de qualité, insatisfaction client | Évaluer les fournisseurs sur la qualité, la fiabilité, l’innovation et l’engagement RSE |
Une gestion des stocks défaillante est l’une des problématiques les plus courantes. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des ruptures, stoppant la production, ou des surstockages, immobilisant du capital et générant des coûts de stockage inutiles.
Les risques d’approvisionnement, qu’ils soient liés à des retards de livraison, à des pénuries de matières premières ou à l’instabilité des fournisseurs, menacent la continuité des activités. Pour y faire face, un bon système d’approvisionnement doit garantir la visibilité sur les stocks, anticiper les besoins et diversifier les sources d’approvisionnement.
Le manque de visibilité sur l’ensemble du processus, du besoin initial à la réception de la facture, est un défi majeur. Sans une centralisation des données, les équipes achètent sans coordination, multipliant les commandes de faible valeur et les fournisseurs. Cela génère des surcoûts administratifs significatifs et empêche d’obtenir des remises basées sur le volume.
De plus, les achats sauvages, ou maverick buying, échappent à la procédure d’achat officielle, conduisant à des dépenses incontrôlées et à des risques de non-conformité.
Acheter au meilleur prix ne suffit plus ; il faut acheter de manière intelligente.
La sélection des fournisseurs est une étape critique mais complexe. Il ne s’agit pas uniquement de trouver le prix le plus bas, mais d’évaluer une multitude de critères. L’évaluation des fournisseurs doit être rigoureuse, en prenant en compte la qualité, la fiabilité, les délais de livraison, les capacités d’innovation et l’engagement en matière de RSE.
Un processus d’évaluation des offres inadapté peut mener à des partenariats peu performants, affectant la qualité des produits finis et la satisfaction des clients.
Les erreurs dans la gestion des achats peuvent avoir des répercussions importantes, allant de la perte financière à la dégradation de la relation fournisseur. Les anticiper et les éviter est essentiel pour garantir l’efficacité et la performance de la fonction.
Ne pas planifier, c’est planifier l’échec.
| Erreurs fréquentes | Conséquences principales | Solutions pour l’éviter |
| 1 – Non-conformité aux procédures d’achat | Dépenses non maîtrisées, non-respect des contrats et budgets, risques de non-conformité | Simplifier et digitaliser le processus via un système procure-to-pay automatisé |
| 2 – Absence de stratégie achats claire | Décisions réactives, absence de vision long terme, perte de compétitivité | Définir une stratégie alignée sur les objectifs de l’entreprise et prioriser les actions |
| 3 – Collaboration interne insuffisante | Mauvaise adéquation entre besoins et achats, budgets dépassés, clauses contractuelles inadaptées | Renforcer la communication interservices et instaurer une coordination fluide |
De nombreuses entreprises souffrent d’un faible taux de conformité aux procédures d’achat établies. Cela se traduit par des commandes passées en dehors du cadre contractuel, l’absence de validation ou le non-respect du budget achats. Pour éviter ces erreurs, il est impératif de simplifier et de digitaliser la procédure d’achat.
Un système de procure to pay (P2P) automatisé permet de guider les utilisateurs, d’assurer les validations nécessaires et de garantir la conformité à la politique d’achat de l’entreprise.
Sans une stratégie achats bien définie, les décisions sont prises de manière opportuniste et réactive. Une stratégie achats claire permet de déterminer les objectifs à long terme, d’aligner la fonction achats avec la stratégie globale de l’entreprise et de prioriser les actions.
L’absence de cette vision mène à une gestion des achats tactique plutôt que stratégique, empêchant l’optimisation des coûts et l’établissement de relations durables avec les fournisseurs. Il est important d’avoir une vision globale pour éviter les erreurs.
Les économies à court terme peuvent souvent générer des coûts plus élevés à long terme.
Le manque de collaboration interne est une erreur courante. Lorsque la fonction achats travaille en silo, la communication interfonctionnelle est rompue. Les services opérationnels, financiers ou juridiques ne sont pas impliqués dans les processus, ce qui peut entraîner des achats inadaptés aux besoins réels, des budgets non respectés ou des clauses contractuelles inapplicables.
La communication interfonctionnelle doit être fluide et bidirectionnelle pour que l’acheteur comprenne les besoins de l’équipe et que l’équipe comprenne les contraintes et les opportunités de l’achat.
L’optimisation des achats est un levier de compétitivité majeur. Elle passe par l’adoption de technologies, l’amélioration des processus et la mise en place d’un suivi rigoureux.
Ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas.
| Levier d’optimisation | Bénéfices principaux | Outils et bonnes pratiques |
| 1 – Transformation digitale et automatisation | Réduction des tâches manuelles, gain de temps, meilleure conformité | Mettre en place une solution procure-to-pay et automatiser le cycle d’achat |
| 2 – Gestion des contrats et centralisation des données | Suivi des engagements, maîtrise des coûts, meilleure visibilité des dépenses | Utiliser une base contractuelle centralisée et un système unique de gestion des achats |
| 3 – Suivi des performances via les KPI achats | Amélioration continue, pilotage efficace, évaluation objective des fournisseurs | Définir des indicateurs clés (coûts, délais, qualité) et suivre les résultats dans des tableaux de bord |
La transformation digitale est la clé pour moderniser la fonction achats. L’automatisation des achats et la digitalisation des processus permettent d’éliminer les tâches manuelles et répétitives, comme la saisie de commandes ou le rapprochement des factures. On appelle ce phénomène la digitalisation et automatisation des tâches.
En adoptant une solution de procure to pay, les entreprises peuvent automatiser l’ensemble du cycle d’achat, de la demande interne à la facturation. Cela libère du temps pour les acheteurs, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’approvisionnement stratégique et la négociation.
La bonne gestion des contrats est cruciale. Elle permet de s’assurer que les conditions négociées sont respectées, de suivre les échéances de renouvellement et de prévenir les risques. La centralisation des données d’achat dans un système unique est indispensable. Elle offre une vue d’ensemble des dépenses, des fournisseurs, des contrats et des historiques de commandes.
C’est la base d’une stratégie achats cohérente.
La digitalisation n’est pas une option, c’est une nécessité pour la fonction achats moderne.
Les KPI achat (Key Performance Indicators) sont essentiels pour mesurer et améliorer la performance.
Ces indicateurs de performance clés permettent de suivre l’évolution des coûts, les performances des fournisseurs et l’efficacité des processus. Mettre en place des tableaux de bord performance visuels est un excellent moyen de suivre ces indicateurs.
Un tableau bien construit est un outil essentiel pour la bonne gestion des achats.
Voici quelques exemples de KPI (Key Performance Indicators) qui permettent d’avoir une vue claire de ses performances :
| Catégorie de KPI | Exemples de KPI à suivre | Impact sur la performance |
| Coûts | Coûts d’achat par unité, économies réalisées, réduction des surcoûts. | Mesure l’efficacité de l’optimisation des coûts. |
| Fournisseurs | Délais de livraison, taux de non-conformité, performance qualité. | Évalue la fiabilité et le rapport qualité-prix des fournisseurs. |
| Processus | Taux d’automatisation des commandes, temps de cycle P2P. | Indique l’efficacité et la fluidité de la procédure d’achat. |
Ces indicateurs fournissent un aperçu précieux de la performance des achats et aident à identifier les domaines à améliorer.
Une gestion des données d’achat structurée est le point de départ de ce suivi.
Au-delà des problématiques opérationnelles, la fonction achats doit relever des défis plus vastes, liés à son rôle dans l’entreprise et son interaction avec son écosystème.
Le changement n’est pas un événement, c’est un processus.
| Enjeu stratégique | Impact sur la performance | Bonnes pratiques |
| 1 – Communication interfonctionnelle et collaboration interne | Alignement des achats sur les besoins réels, réduction des retards et erreurs, meilleure efficacité globale | Mettre en place des processus transparents, utiliser des outils collaboratifs et renforcer la coordination entre services |
| 2 – Gestion du changement et formation continue | Adoption réussie des nouvelles technologies, réduction des résistances internes, valorisation des compétences | Impliquer les équipes dès le début, proposer des formations régulières, favoriser une approche participative |
| 3 – Gestion de la relation fournisseur et innovation | Partenariats solides, sécurisation des approvisionnements, amélioration continue et innovation partagée | Développer des relations de confiance, suivre la performance fournisseurs, encourager la co-innovation |
La communication interfonctionnelle est un enjeu majeur. Les acheteurs doivent travailler main dans la main avec tous les services pour comprendre leurs besoins et s’assurer que les achats sont alignés sur les objectifs de l’entreprise.
Une mauvaise collaboration interne peut entraîner des frustrations, des retards et des achats inefficaces. La mise en place de processus transparents et d’outils partagés favorise une meilleure coordination.
L’adoption de nouvelles technologies ou de nouvelles procédures d’achat peut se heurter à une résistance interne. La gestion du changement est donc un enjeu stratégique. Pour surmonter cette résistance, il est essentiel d’impliquer les équipes dès le début du processus et de leur offrir une formation continue des équipes.
Cette approche participative permet de rassurer les collaborateurs, de valoriser leurs compétences et d’assurer une transition réussie vers de nouveaux outils, comme un logiciel de procure to pay.
Un bon acheteur est un bon communicant.
La gestion de la relation fournisseur (GRF) est un élément clé de la stratégie achats. Construire des partenariats solides permet de sécuriser les approvisionnements, de bénéficier d’un meilleur rapport qualité-prix et d’encourager l’innovation fournisseurs.
Un acheteur ne se contente pas de négocier, il entretient des relations basées sur la confiance et le partage d’informations. Cela ouvre la voie à des améliorations continues et à des solutions créatives pour les deux parties.
L’établissement de bonnes pratiques est la base d’une gestion des achats performante.
Une politique d’achat bien définie est la carte routière de la performance.
| Bonne pratique | Objectifs principaux | Mise en œuvre recommandée |
| 1 – Définir une politique d’achat et un budget clairs | Maîtriser les coûts, assurer la conformité, éviter les dérives budgétaires | Rédiger une politique achats formalisée, définir les rôles et responsabilités, contrôler les dépenses via un budget achats précis |
| 2 – Mettre en place un processus d’évaluation des offres et d’approvisionnement stratégique | Optimiser la valeur des achats sur le long terme, sécuriser les relations fournisseurs clés | Utiliser des critères d’évaluation multiples (prix, qualité, délais, innovation), signer des contrats cadre pour plus de flexibilité |
| 3 – Adopter le sourcing responsable et écoresponsable | Répondre aux exigences réglementaires, limiter les risques fournisseurs, valoriser l’image RSE | Intégrer des critères sociaux, éthiques et environnementaux dans la sélection des fournisseurs et favoriser les achats durables |
Une politique d’achat claire est le fondement de toute stratégie achats efficace. Elle définit les règles, les responsabilités et les processus d’achat au sein de l’entreprise. Un budget achats précis permet de contrôler les dépenses et d’éviter les dérives. Ces deux éléments, bien définis et communiqués, sont cruciaux pour assurer la conformité et la maîtrise des coûts.
L’approvisionnement stratégique est une démarche proactive qui vise à optimiser la valeur des achats sur le long terme. Il s’appuie sur un processus d’évaluation des offres rigoureux qui ne se limite pas au prix. Les contrats cadre permettent d’encadrer les relations avec les fournisseurs clés, en garantissant des conditions avantageuses et une plus grande flexibilité des contrats.
Le sourcing responsable est de plus en plus crucial. Il intègre des critères sociaux, éthiques et environnementaux dans la sélection des fournisseurs. Cela répond aux exigences réglementaires croissantes et aux attentes des consommateurs.
Acheter responsable n’est pas une contrainte, c’est une opportunité.
Les achats éco responsables ne sont pas seulement une question d’image, ils sont un levier de gestion des risques fournisseurs et peuvent créer de la valeur à long terme.
La gestion des achats est un levier stratégique de performance, dont la complexité requiert une approche proactive et structurée. L’optimisation des coûts et des processus est indissociable d’une stratégie achats claire, qui repose sur la transformation digitale et la digitalisation des processus pour gagner en efficacité. L’automatisation, la centralisation des données et le suivi des KPI achat sont les clés pour surmonter les défis tels que les risques d’approvisionnement et la mauvaise gestion des stocks. Enfin, une communication et une collaboration renforcées avec les services internes et les fournisseurs sont essentielles pour une politique d’achat réussie et durable.
