Procure-to-pay Data-driven, piloté par les données de l’entreprise ? De la demande d’achat initiale à l’intégration de la facture et au paiement fournisseur, le Procure-to-Pay (P2P) génère un flux continu de données structurées et non structurées précieuses pour l’entreprise. Cet article vous guide à travers le pilotage des données pour transformer votre organisation.
Le pilotage des données, ou data-driven management, est bien plus qu’une simple analyse de chiffres. C’est une approche stratégique qui place la donnée au centre de toutes les prises de décision, de l’opérationnel au stratégique.
Il s’agit de collecter, traiter et analyser l’information pour obtenir des insights concrets et actionnables, permettant l’optimisation des processus et la stimulation de l’innovation.
Avec le Procure-to-Pay, la gestion pilotée par la donnée vise à capturer, fiabiliser et analyser l’ensemble des informations suivantes : délais de paiement, taux de conformité des commandes, performance des fournisseurs etc. Cette approche a pour objectif d’obtenir une visibilité totale et d’identifier les inefficacités du processus P2P en temps réel.
Seule une utilisation maîtrisée des données permet de libérer le potentiel d’efficacité de l’entreprise.
La gestion pilotée par les données consiste à s’appuyer sur des faits et des métriques plutôt que sur l’intuition ou l’expérience passée pour orienter l’entreprise. Cette approche permet de transformer des informations brutes en intelligence d’affaires exploitable.
Concrètement, cela se traduit par l’adoption de systèmes permettant de visualiser les performances en temps réel, d’identifier les tendances, et de détecter les inefficacités. Il ne s’agit pas de créer de nouvelles données, mais d’exploiter la richesse de celles que l’entreprise génère déjà, qu’il s’agisse de données structurées ou de données non structurées.
L’impact le plus direct se situe sur l’efficacité du cycle P2P. En utilisant le pilotage des données, les entreprises peuvent suivre en temps réel le délai de traitement des commandes et des factures. L’analyse des données de flux permet de détecter les goulots d’étranglement (approbation trop longue, litiges fréquents) et d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, comme la saisie de factures. Cela réduit les coûts de traitement et permet aux équipes Achats de se concentrer sur des tâches stratégiques, comme la négociation.
Le pilotage des données a un impact direct sur l’efficacité opérationnelle. En centralisant et en analysant les informations, les entreprises peuvent identifier les goulots d’étranglement, optimiser leurs processus et automatiser les tâches répétitives.
C’est le cas par exemple dans la fonction Achats, où la dématérialisation et le partage de données fluidifient la chaîne du Procure to Pay, de la commande au paiement. Au-delà, l’analyse des données ouvre la voie à l’innovation en permettant de mieux comprendre les besoins des clients, les tendances du marché et les opportunités de croissance, y compris en s’appuyant sur l’open data.
Travailler sur la hiérarchisation des actions d’automatisation de processus est une étape indispensable afin de fiabiliser la donnée.
L’automatisation est le bras armé du pilotage des données pour les Achats. L’application de la Robotique des Processus (RPA) ou de l’Intelligence Artificielle au P2P permet la validation automatique des factures sans écart avec le bon de commande (matching), la gestion des alertes sur les contrats ou les relances de paiement. Cette automatisation garantit non seulement une meilleure qualité des données – en limitant les erreurs de saisie humaine – mais aussi une conformité accrue et une accélération significative des cycles.
Le pilotage par la donnée transforme la gestion des fournisseurs. Au-delà du suivi transactionnel, l’analyse avancée des données permet d’évaluer la performance globale (qualité, délais, RSE) et de cartographier les risques (financiers, géopolitiques, de rupture d’approvisionnement). Cette intelligence d’affaires proactive permet aux Achats de passer d’une relation purement commerciale à un véritable partenariat stratégique, assurant la continuité des activités.
Adopter une démarche de pilotage par la donnée est une nécessité pour rester compétitif. Face à la complexité croissante des marchés et à l’explosion du Big Data, les entreprises ne peuvent plus se permettre de naviguer à vue. Le management data-driven offre une boussole fiable pour s’orienter et gagner en agilité.
Les données fiables sont la fondation sur laquelle repose toute prise de décision stratégique.
Une entreprise qui s’appuie sur la gestion pilotée par les données passe d’une logique réactive à une logique proactive. Au lieu de réagir aux problèmes après qu’ils soient survenus, elle peut anticiper les défis et les opportunités.
En analysant les rapports de performance en temps réel, les dirigeants peuvent prendre des décisions plus rapides et plus pertinentes. Cela permet, par exemple, d’ajuster les prix, d’optimiser les stocks ou de cibler des segments de marché avec une précision accrue. L’analyse des données n’est plus un exercice ponctuel, mais un processus continu et intégré.
Le pilotage des données génère des bénéfices tangibles à tous les niveaux. D’un point de vue financier, il permet une meilleure prévision de trésorerie et une réduction des coûts. Au niveau opérationnel, il garantit une plus grande efficacité opérationnelle et une réduction des délais. Sur le plan commercial, il améliore la relation client et la performance des ventes.
La transformation numérique de l’entreprise, souvent initiée par la mise en place de ces outils, permet également de se conformer plus facilement aux réglementations comme la loi SAPIN 2, qui exige une fiabilité des données fournisseurs et clients.
Difficile dans ces conditions d’imaginer d’être en conformité avec la loi SAPIN 2 et l’obligation réglementaire pour l’entreprise de s’assurer de la fiabilité des données fournisseurs et clients collectés.
La fiabilité des données fournisseurs et clients n’est pas qu’une question de conformité réglementaire (Loi SAPIN 2, etc.) ; c’est le socle de toute stratégie Achats. Des données fournisseurs erronées ou incomplètes entraînent des risques (fraude, non-conformité), des surcoûts et des retards dans le P2P.
Un pilotage data-driven exige donc une gouvernance des données rigoureuse, en particulier sur les référentiels tiers, garantissant que chaque décision est basée sur une information vérifiée et à jour.
Les silos de données sont l’un des principaux obstacles à une gestion efficace. Chaque département (ventes, marketing, achats, finance) possède ses propres outils et bases de données, créant un manque de visibilité globale.
Le pilotage des données permet de surmonter ce défi grâce à l’intégration de systèmes et la centralisation des informations. En connectant les différents outils (ERP, CRM, solutions de gestion achats…), l’entreprise obtient une vision à 360 degrés de ses activités. Le partage de données devient ainsi une réalité, améliorant la collaboration et la cohérence des actions.
Pour les Achats, le défi des silos est particulièrement aigu. Les données sont souvent éparpillées entre le système d’e-procurement, l’ERP, et les outils de suivi contractuel. L’intégration de systèmes (par exemple, connecter une solution Procure to Pay au système comptable) est la clé pour dépasser ces silos. Cette centralisation offre aux acheteurs une vision à 360 degrés des dépenses et des engagements, essentielle pour la mise en place d’une politique d’achat cohérente.
Le déploiement d’une démarche de pilotage data-driven est un projet d’envergure qui nécessite une approche structurée et progressive. Il ne s’agit pas d’un simple achat de logiciel, mais d’une véritable transformation numérique de l’organisation.
| 3 étapes clés | Description |
| 1. Audit & Objectifs | Évaluez la maturité de l’entreprise. Définissez des objectifs clairs et mesurables (ex : optimisation des processus, amélioration des marges) qui guideront le choix de vos outils. |
| 2. Gouvernance | Assurez la fiabilité et la sécurité de vos données. Mettez en place une data governance effective pour le partage de données. |
| 3. Outils & Intégration | Choisissez les outils adaptés. L’intégration de systèmes est essentielle pour centraliser les données et éviter les silos de données. |
La gestion de la donnée en entreprise est un véritable serpent de mer.
Avant de se lancer, il est crucial de réaliser un audit interne pour évaluer la maturité de l’entreprise en matière de données. Où se trouvent les données ? Sont-elles de bonne qualité des données ? Quels sont les principaux obstacles ? Une fois cet état des lieux réalisé, il faut définir des objectifs clairs et mesurables. S’agit-il d’améliorer les marges, d’optimisation des processus ou d’améliorer l’expérience client ? Ces objectifs guideront le choix des outils et des indicateurs clés de performance (KPI).
La gouvernance des données est la pierre angulaire d’un pilotage réussi. Elle définit les règles, les responsabilités et les processus pour gérer la donnée tout au long de son cycle de vie. Cela inclut la collecte et la validation des données, leur stockage, leur utilisation et leur archivage.
Une data governance effective garantit que les données sont fiables, sécurisées et conformes aux réglementations. Elle permet de structurer la donnée et de faciliter le partage de données entre les départements.
La présence de systèmes d’information performants ne suffit pas à garantir la qualité de la donnée.
Le marché propose une multitude d’outils pour le pilotage des données. Le choix dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise. Il est essentiel de privilégier des solutions modulaires et évolutives, qui peuvent s’intégrer facilement avec les systèmes existants. Les outils de business intelligence, d’analyse prédictive et d’automatisation des processus sont des éléments clés pour construire une architecture data-driven efficace. Il est important de penser à l’intégration de systèmes pour éviter la création de nouveaux silos.
Une fois la stratégie et les fondations posées, il est temps de se concentrer sur les outils et les indicateurs qui feront vivre le pilotage des données au quotidien.
Le logiciel de gestion des achats vous ouvre les portes de l’efficacité et à de réelles économies.
Les logiciels de business intelligence (BI) sont indispensables pour le pilotage. Ils permettent de collecter, de transformer et d’analyser les données pour les présenter sous une forme compréhensible, notamment via des outils de visualisation. Ces outils, comme les tableaux de bord, sont le principal support des prises de décision. Ils offrent un accès transparent aux données, avec la possibilité de configurer des vues spécifiques pour chaque profil d’utilisateur.
Voici un aperçu de quelques données et outils clés pour le pilotage d’entreprise :
| Type de donnée | Outil ou indicateur associé | Exemple d’utilisation |
| Données financières | Tableau de bord financier, indicateurs de rentabilité | Suivi des revenus, des coûts et de la marge brute |
| Données d’achats | Solution Procure to Pay, indicateurs d’efficacité | Suivi du cycle de commande, délais de paiement fournisseurs |
| Données clients | CRM, indicateurs de satisfaction client (NPS) | Analyse du comportement d’achat, détection des risques de churn |
| Données RH | SIRH, indicateurs de turnover, de formation | Suivi de la performance des employés, planification des effectifs |
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont les métriques qui permettent de mesurer l’atteinte des objectifs stratégiques. Il est crucial de ne pas se noyer dans la masse et de sélectionner un nombre limité de KPI pertinents. Un bon KPI doit être SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel). Ils peuvent concerner l’activité opérationnelle, comme le taux de retards de livraison, ou la performance financière, comme le retour sur investissement des achats. Les indicateurs de performance visuels présentés dans des tableaux de bord sont essentiels pour communiquer clairement ces informations.
L’automatisation est un pilier du pilotage des données. La robotique des processus (RPA), par exemple, permet d’automatiser des tâches chronophages comme la saisie de factures, garantissant ainsi une meilleure qualité des données et une réduction des erreurs.
De plus, les outils d’analyse prédictive et le machine learning appliqué permettent d’aller au-delà de l’analyse descriptive pour anticiper des événements futurs. On peut ainsi prévoir la demande client, les ruptures de stock ou le risque de fraude.
L’automatisation des processus est un élément clé d’évolution et de transformation digitale.
Pour les responsables Achats, le tableau de bord est l’outil de pilotage central. Il doit synthétiser les KPI Achats clés : taux de couverture par contrat, économies réalisées, taux d’e-invoicing, et délai moyen de paiement. Un tableau de bord Achats efficace met en évidence les domaines de surperformance et les zones d’amélioration (comme un taux de no-PO, no-Pay trop élevé), permettant au manager de réagir immédiatement et d’orienter les équipes vers les priorités stratégiques.
Le tableau de bord est la représentation visuelle de tous les indicateurs de performance. C’est l’interface principale pour les dirigeants et les managers. Il doit être concis, personnalisable et en temps réel. Il permet de voir en un coup d’œil l’état de santé de l’entreprise et de prendre des décisions éclairées.
Le tableau de bord est l’outil qui rend le pilotage des données concret et accessible à tous.
La mise en place d’un pilotage data-driven offre de nombreux bénéfices, mais elle s’accompagne également de défis qu’il est essentiel de comprendre et de surmonter.
Les entreprises qui adoptent une stratégie de données et un pilotage data-driven constatent des gains significatifs. Ils peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, prendre des prises de décision plus rapides et plus pertinentes, et stimuler l’innovation.
La centralisation des données permet de réduire les redondances et les erreurs de saisie, tout en optimisant des processus comme la gestion des achats. Ces entreprises gagnent en agilité et en réactivité face aux tendances du marché.
Malgré les avantages, la route vers un pilotage data-driven n’est pas sans embûches. Le principal défi reste la qualité des données. Si la donnée est de mauvaise qualité, les analyses et les décisions qui en découlent seront faussées. C’est le fameux « garbage in, garbage out ».
Les silos de données existants et l’absence de gouvernance des données sont également des freins majeurs. Enfin, l’adhésion des équipes peut être difficile si la démarche n’est pas accompagnée d’une forte formation des employés et d’une communication claire.
Aujourd’hui, plus d’une entreprise sur deux juge non fiable la qualité des données Achats présentes dans leur système d’information.
Avec l’augmentation du volume de données, la sécurité des données devient un enjeu crucial. Les entreprises doivent garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de leurs informations. Cela passe par la mise en place de politiques de sécurité strictes, de contrôles d’accès et d’outils de chiffrement. La protection des données est une condition sine qua non pour instaurer la confiance et assurer la pérennité de la stratégie de données.
Sans une culture de la donnée forte et une gouvernance des données rigoureuse, les outils et les stratégies les plus sophistiquées ne donneront pas les résultats escomptés.
La valeur n’est réelle que si elle peut être contemplée par tous.
La gouvernance des données est le pilier de la fiabilité et de la pertinence de l’information. Elle définit qui est responsable de quoi, comment les données sont collectées, stockées, traitées et utilisées. Une data governance effective permet de :
Il est indispensable qu’une partie de votre stratégie Achats soit basée sur les méthodes à mettre en œuvre pour sensibiliser au plus juste vos collaborateurs.
La culture de la donnée, ou data literacy, désigne la capacité d’une entreprise à utiliser la donnée de manière courante pour prendre des décisions.
C’est un état d’esprit qui doit être cultivé à tous les niveaux de l’organisation. Cela passe par la formation des employés, la mise en place d’un environnement collaboratif de données et l’encouragement des initiatives qui s’appuient sur l’analyse des données. Sans cette acculturation, la transformation numérique de l’entreprise restera lettre morte.
Développer la culture data est fondamental au sein des équipes Achats. L’acheteur d’aujourd’hui ne se contente plus de négocier ; il doit être un analyste capable d’interpréter les rapports de performance, de challenger les fournisseurs sur la base de métriques objectives, et de modéliser des scénarios d’achat complexes. La formation des employés aux outils de Business Intelligence et à l’analyse prédictive fait partie intégrante de la montée en compétence de la fonction, garantissant l’adhésion à la démarche data-driven.
L’implication des collaborateurs est déterminante pour le succès d’un projet de pilotage data-driven. Il ne s’agit pas d’imposer un changement, mais d’accompagner une évolution.
Mettre à la portée de tous, ce qui a longtemps été réservé à un petit nombre est le leitmotiv de la stratégie data.
Pour que les équipes s’approprient les nouveaux outils et méthodes, il est indispensable de les former et de les sensibiliser. Il ne suffit pas de montrer comment utiliser un logiciel de business intelligence, il faut expliquer pourquoi. La formation des employés doit leur permettre de comprendre l’impact des données sur leur travail quotidien, et les rendre autonomes dans l’utilisation des outils de visualisation et des rapports de performance.
Un environnement collaboratif de données est un espace où les collaborateurs de différents départements peuvent accéder, partager et travailler ensemble sur des données communes.
En brisant les silos de données, on favorise la collaboration et on encourage l’intelligence collective. L’accès transparent aux données est un levier puissant pour susciter l’adhésion et donner du sens aux actions de chacun.
Le passage à une gestion pilotée par les données est un projet de transformation numérique qui nécessite un accompagnement du changement fort. Cela implique une communication régulière, l’identification de champions en interne pour promouvoir le projet, et une écoute des besoins et des freins rencontrés par les équipes
L’objectif est de montrer la valeur ajoutée de la démarche pour chaque collaborateur, et non de la percevoir comme une contrainte.
En définitive, le pilotage des données d’entreprise est la feuille de route qui guide la gestion des Achats vers l’excellence. En maîtrisant et en exploitant l’information issue du Procure-to-Pay, les entreprises ne font pas qu’optimiser leurs processus : elles transforment leur fonction Achats en un moteur d’agilité, de compétitivité et de croissance stratégique. L’investissement dans la qualité des données et leur gouvernance est l’assurance d’une boussole Achats fiable pour naviguer dans un marché complexe.
Le pilotage des données n’est pas une simple tendance, c’est une stratégie de fond indispensable à la pérennité des entreprises. Il s’agit de s’appuyer sur la gestion pilotée par les données pour améliorer l’efficacité opérationnelle et prendre des prises de décision plus éclairées.
Pour réussir cette transformation numérique, il est crucial de mettre en place une gouvernance des données robuste et de cultiver une véritable culture de la donnée au sein de l’organisation. C’est en faisant de la donnée une ressource accessible et pertinente pour tous que les entreprises pourront stimuler l’innovation, gagner en compétitivité et sécuriser leur avenir.
