Alors que la dématérialisation des processus métiers s’accélère, faire le choix d’une solution de gestion électronique de documents (GED) devient indispensable pour optimiser la productivité et la sécurité de vos informations. Mais face à la complexité des projets, la question se pose : comment assurer le succès de votre transformation numérique ? La réponse se trouve souvent dans le partenariat avec un éditeur de GED.
Faire le choix d’un éditeur de GED n’est pas un simple achat de logiciel, c’est un investissement stratégique qui procure de multiples avantages pour l’ensemble de votre organisation. L’objectif est de structurer vos flux documentaires pour en faire un véritable atout concurrentiel.
La gestion documentaire ne consiste pas seulement à stocker des fichiers, mais à en extraire la valeur pour améliorer les processus
L’un des bénéfices les plus immédiats de l’implémentation d’une solution logicielle GED est l’optimisation des processus documentaires. En automatisant des tâches répétitives comme l’indexation automatique des documents ou le workflow de validation, vos équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation des tâches réduit considérablement le temps passé à rechercher, classer et partager des informations, augmentant ainsi la productivité et l’efficacité de chaque collaborateur.
Dans un monde où les données sont de plus en plus sensibles, la sécurité des documents est une priorité absolue. Un éditeur de GED garantit un accès sécurisé et une traçabilité complète de l’information. Ses solutions incluent des fonctionnalités de gestion des versions de documents et de suivi des modifications, limitant ainsi les risques d’erreurs et de pertes de données. De plus, la mise en place d’une conformité légale est facilitée, en particulier avec l’archivage électronique à valeur probante, répondant ainsi aux exigences réglementaires.
Si le coût de la GED peut sembler important au premier abord, il est essentiel de le comparer aux coûts cachés de la GED liés à une gestion manuelle. Un éditeur professionnel vous aide à identifier et à éliminer ces dépenses invisibles : coût d’impression, d’espace de stockage physique, de temps de recherche ou encore de traitement des erreurs. La réduction des coûts est un avantage direct de la dématérialisation et de l’efficacité des processus.
L’efficacité d’un projet GED repose sur l’alignement parfait entre la solution logicielle et les besoins métiers de l’entreprise.
Un éditeur de GED est avant tout un expert du domaine. Il ne se contente pas de vous fournir une solution, il vous apporte son savoir-faire et sa connaissance approfondie des meilleures pratiques. Cette expertise est indispensable pour un projet de GED réussi, elle permet de définir une stratégie claire et de surmonter les défis techniques et organisationnels.
| Catégorie | Description | Avantages |
| Gain de temps et productivité | Automatisation des processus documentaires (indexation, validation). | Les équipes se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, augmentation de la productivité. |
| Sécurité et conformité | Accès sécurisé, traçabilité des informations, gestion des versions, archivage électronique. | Réduction des risques d’erreurs et de pertes de données, respect des exigences réglementaires. |
| Réduction des coûts | Élimination des coûts liés à la gestion manuelle (impression, stockage physique, temps de recherche). | Économies directes grâce à la dématérialisation et à l’efficacité des processus. |
| Expertise et accompagnement | L’éditeur apporte son savoir-faire et sa connaissance approfondie des meilleures pratiques. | Permet de définir une stratégie claire et de surmonter les défis techniques et organisationnels pour un projet réussi. |
L’apport de valeur d’un éditeur va bien au-delà de la simple mise à disposition d’un logiciel. Son rôle est de s’assurer que la solution s’intègre parfaitement à votre environnement, évolue avec vos besoins et est adoptée par vos équipes.
Le succès d’un projet GED se mesure à l’intégration fluide de la solution et à la facilité avec laquelle les équipes se l’approprient.
Chaque entreprise est unique, et ses besoins documentaires le sont aussi. C’est là que l’éditeur de GED se distingue. Il propose des solutions sur mesure et une personnalisation de la GED afin d’adapter la solution à vos spécificités métier.
Qu’il s’agisse de créer des workflows complexes, d’intégrer des fonctionnalités dédiées ou de s’interfacer avec vos applications existantes, l’éditeur construit une solution qui répond exactement à vos défis, comme le cycle complet du Procure to Pay.
L’accompagnement GED est une valeur ajoutée fondamentale. L’éditeur vous épaule à chaque étape de votre projet, de l’audit initial au déploiement, en passant par la formation et le support continu.
Cet accompagnement GED garantit une transition en douceur et une adoption réussie par vos équipes. C’est un partenariat à long terme qui assure l’évolution de la solution avec la croissance de votre entreprise.
L’environnement numérique évolue constamment. Un éditeur de GED maintient une veille active sur les dernières innovations technologiques et les changements réglementaires.
Cette veille se traduit par des mises à jour régulières et le développement de la GED, assurant que votre solution reste performante, sécurisée et conforme aux normes en vigueur, comme la réforme de la facture électronique.
Au-delà de l’installation, l’éditeur assure la maintenance de la GED et un support technique de qualité. Il est votre interlocuteur unique en cas de problème ou de question.
Cette proximité et cette réactivité sont essentielles pour garantir le bon fonctionnement de votre système au quotidien, assurant une accessibilité des documents sans faille et un accès multi-support sans interruption.
L’expertise d’un éditeur de GED ne se limite pas à son code, elle s’étend à sa capacité à comprendre et à transformer vos processus métier.
Le déploiement de la GED est un projet complexe qui nécessite une méthodologie rigoureuse. L’éditeur structure ce processus en plusieurs phases clés pour assurer un résultat optimal.
Tout projet commence par un audit documentaire approfondi. L’éditeur travaille avec vos équipes pour comprendre vos processus actuels, identifier les goulots d’étranglement et définir les besoins précis de l’entreprise. Cette phase d’audit de besoins métier est déterminante pour concevoir la solution la plus pertinente.
Les étapes d’un déploiement GED ne sont pas des formalités, mais les fondations d’un système documentaire performant et durable.
L’éditeur se charge de l’installation et de la configuration de la solution. Il gère l’intégration avec le SI (Système d’Information) existant, en s’assurant que la GED communique parfaitement avec vos autres logiciels métiers. Que vous choisissiez une solution sur site ou en cloud stockage GED, l’éditeur met en place l’infrastructure nécessaire.
L’adoption d’une nouvelle solution dépend largement de la formation des utilisateurs. L’éditeur propose une formation à l’utilisation personnalisée pour permettre à vos équipes de s’approprier rapidement le nouvel outil. Il joue un rôle déterminant dans le pilotage du changement pour garantir la réussite du projet.
Un projet GED bien mené est un projet dont chaque étape, de la conception à l’adoption, est prise en charge par une expertise métier.
Le travail de l’éditeur ne s’arrête pas au déploiement. Il vous accompagne dans l’optimisation des processus documentaires en continu. Il peut vous conseiller sur l’ajout de nouvelles fonctionnalités, l’ajustement des workflows ou l’intégration de nouvelles briques technologiques, comme des solutions de partage sécurisé des documents ou des outils de collaboration entre équipes.
L’expertise d’un éditeur de GED est pertinente pour un large éventail d’organisations, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité. L’important est de reconnaître l’enjeu de la gestion électronique de documents dans sa stratégie de croissance.
L’éditeur de GED s’adapte à la complexité de chaque organisation, offrant des solutions sur mesure pour des défis uniques.
| Public Cible | Description |
| PME et grandes entreprises | Les éditeurs de GED s’adaptent à toutes les tailles d’entreprises. Ils peuvent accompagner la rationalisation des archives d’une PME ou la refonte complète de la gestion documentaire d’un grand groupe. |
| Tous les secteurs d’activité | L’expertise de l’éditeur couvre des domaines variés comme la santé, l’industrie, le secteur public et les services financiers, en prenant en compte leurs contraintes réglementaires et processus spécifiques. |
| Organisations en transformation numérique | Les éditeurs de GED sont des partenaires stratégiques pour les entreprises engagées dans une transformation numérique, en intégrant leurs solutions avec le système d’information existant et en proposant des fonctionnalités avancées. |
Que vous soyez une PME souhaitant rationaliser vos archives ou une grande entreprise avec des flux de documents complexes, l’éditeur propose des solutions adaptées. Il est capable de gérer des projets de toute envergure, depuis la dématérialisation des processus métiers les plus simples jusqu’à la refonte complète de la gestion documentaire à l’échelle d’un groupe. L’expertise en GED est son atout.
L’éditeur de GED a une connaissance des spécificités sectorielles. Il propose des fonctionnalités clés de GED et des solutions spécifiques pour la santé, l’industrie, le secteur public, ou encore les services financiers. Il comprend les contraintes réglementaires et les processus uniques de chaque marché, ce qui permet de construire une offre pertinente.
La GED n’est pas l’apanage des grandes entreprises, elle est un levier d’efficacité accessible à toutes les organisations.
Pour les organisations engagées dans une démarche de transformation numérique globale, l’éditeur de GED est un partenaire clé. Sa capacité à intégrer la GED avec le reste du système d’information et à proposer des fonctionnalités avancées comme les solutions de développement de la GED fait de lui un acteur incontournable.
Pour choisir le bon partenaire, il est essentiel de comprendre la nuance entre les différents acteurs du marché. Un éditeur de GED a un rôle précis, qui se distingue de celui d’un intégrateur GED ou d’un simple consultant.
La confusion des rôles peut mener à l’échec d’un projet. Connaître la différence entre l’éditeur et l’intégrateur est le premier pas vers le succès.
L’éditeur de GED est le créateur de la solution logicielle. Il en détient la propriété intellectuelle et en assure le développement, la maintenance et les évolutions. Il vend sa solution, soit en direct, soit via des partenaires.
L’intégrateur GED est le spécialiste de l’implémentation. Son rôle est d’installer la solution chez le client, de la paramétrer et de l’adapter à son environnement technique. Il peut intégrer une solution éditée par un tiers ou combiner plusieurs outils pour créer une solution personnalisée.
Le consultant en GED est un expert indépendant. Il intervient en amont du projet pour réaliser un audit de besoins métier, une étude de faisabilité et aider au choix de la solution ou du prestataire. Il n’installe pas la solution lui-même.
Le choix du bon partenaire GED est un élément clé de la réussite, chaque acteur a un rôle distinct et complémentaire.
Comprendre ces rôles est la clé d’un choix éclairé. Voici un tableau synthétique qui résume les principales différences et complémentarités entre un éditeur et un intégrateur.
| Caractéristiques | Éditeur de GED | Intégrateur GED |
| Rôle principal | Conception, développement et évolution de la solution logicielle. | Installation, paramétrage et adaptation de la solution chez le client. |
| Propriété | Détient la propriété intellectuelle de sa solution. | Utilise et intègre des solutions de différents éditeurs. |
| Expertise | Expertise technique et fonctionnelle sur sa propre solution. | Expertise sur l’intégration de multiples technologies et environnements clients. |
| Relation client | Vente et support de la solution à long terme. | Réalisation du projet d’intégration, pouvant inclure un support. |
| Objectif | Fournir une solution robuste, évolutive et sécurisée. | Assurer l’intégration parfaite de la solution dans l’environnement du client. |
Le choix entre un éditeur, un intégrateur ou un mix des deux dépend de la complexité de votre projet et de vos besoins. Un éditeur comme Inqipit peut combiner les deux casquettes : il développe sa propre solution et assure l’intégration de celle-ci, ce qui est un gage d’efficacité et de cohérence pour l’entreprise cliente.
Ne pas faire appel à un expert pour la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents peut sembler être une économie de coût de la GED, mais cela expose l’entreprise à des risques importants.
Penser que la GED est un simple logiciel à installer, c’est ignorer les risques de non-conformité et de défaillance.
L’absence d’un éditeur professionnel peut entraîner une installation non optimale, un manque d’intégration avec le SI ou une mauvaise configuration des flux de documents. Cela se traduit par des bugs, des lenteurs et des taux d’erreur réduits qui deviennent des obstacles à l’efficacité.
Sans l’expertise d’un éditeur, les risques de non-conformité aux réglementations légales et sectorielles sont élevés, ce qui peut avoir des conséquences financières et juridiques.
Une installation « maison » ou par un prestataire non spécialisé peut engendrer des coûts imprévus. Les besoins de personnalisation, les mises à jour, la maintenance, ou la nécessité d’un support technique en urgence peuvent rapidement faire grimper le coût de la GED.
L’éditeur, au contraire, propose un cadre clair et un accompagnement GED qui vous protège de ces dépenses inattendues.
L’autonomie peut être une force, mais dans le domaine de la GED, elle peut aussi engendrer des coûts cachés et des dysfonctionnements majeurs.
L’un des risques majeurs est l’échec de l’adoption par les utilisateurs. Un projet sans formation à l’utilisation adéquate et sans soutien post-déploiement peut conduire à une utilisation partielle de la solution, voire à son abandon.
Seul un éditeur peut garantir la maîtrise complète du projet, de la conception à la réussite de son adoption par vos équipes, car il connaît parfaitement sa solution et la façon de la déployer de manière optimale.
Le choix d’un éditeur de GED est une décision stratégique qui impactera le quotidien de votre entreprise sur le long terme. Pour faire le bon choix, plusieurs critères sont essentiels.
L’éditeur de GED est le partenaire sur lequel on s’appuie pour l’avenir de son organisation.
Avant de prendre une décision, demandez à l’éditeur de vous fournir des références clients. Les témoignages, les études de cas et les retours d’expérience d’entreprises similaires à la vôtre sont de précieux indicateurs. Ils vous permettent d’évaluer la qualité de la solution logicielle GED et du service client, de la dématérialisation des processus métiers à l’optimisation des workflows.
Analysez en détail les fonctionnalités proposées par la solution. Est-elle évolutive ? Permet-elle une personnalisation de la GED poussée ? Est-elle compatible avec votre système d’information existant ? Vérifiez la présence de fonctionnalités clés de GED comme le partage sécurisé des documents, la gestion des versions de documents et l’accès multi-support. La solution doit être en adéquation avec vos besoins actuels, mais aussi futurs.
Voici une liste d’éléments à vérifier dans la solution logicielle :
Un bon éditeur est celui qui comprend vos enjeux, vous propose une solution adaptée et vous garantit un service de qualité à chaque étape.
Le coût de la GED est un critère important, mais il ne doit pas être le seul. Demandez une transparence totale sur les tarifs : coûts de licence, d’installation, de formation, de maintenance et d’abonnement. Le coût de la GED doit être évalué en fonction du retour sur investissement attendu, du gain de temps et de la réduction des coûts générée par l’optimisation des processus.
Le choix d’un éditeur de GED est un véritable levier de croissance pour votre entreprise. L’expertise d’un partenaire spécialisé comme Inqipit garantit un accompagnement GED complet, de l’audit documentaire à l’optimisation des processus documentaires. C’est un gage de sécurité, de conformité et de réduction des coûts, vous permettant d’éviter les risques de non-conformité liés à un déploiement non professionnel.
En choisissant une solution logicielle GED conçue pour la performance et la personnalisation, vous faites un pas décisif vers la réussite de votre transformation numérique et l’amélioration de la collaboration entre équipes.
